Datenschutz Interner Bereich


Datenschutzerklärung für das Intranet des Internetportals Evangelisches Jugend- und Familienwerk (CVJM) Pfullingen e.V.

Das Internetportal Evangelisches Jugend- und Familienwerk (CVJM) Pfullingen e.V. unterhält einen passwortgeschützten und bestimmten Mitgliedern und Mitarbeitern zur internen Kommunikation vorbehaltenen Intranet-Bereich (im Folgenden als CVJM Pfullingen-Intranet genannt). Hierzu erhebt, verarbeitet und speichert CVJM Pfullingen Mitglieds- bzw. Mitarbeiterdaten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern und Mitarbeitern sowie zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich sind.

1. Datenerhebung

Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhebt CVJM Pfullingen folgende personenbezogene Daten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern und Mitarbeitern erforderlich sind: Vorname und Name und E-Mail-Adresse.

Um die Mitgliederverwaltung zu erleichtern bzw. den Austausch von Nutzern des CVJM Pfullingen-Intranets zu verbessern, werden auf freiwilliger Basis weitere Daten wie z.B. Anschrift und Telefonnummern usw. erhoben.

Mitglieder bzw. Mitarbeiter des CVJM Pfullingen, die dem CVJM Pfullingen ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt und die Zustimmung des Verantwortlichen des CVJM Pfullingen-Intranets erhalten haben, haben die Möglichkeit, sich mit der hinterlegten E-Mail-Adresse im CVJM Pfullingen-Intranet zu registrieren und sowie ein persönliches Passwort zu bestimmen.

2. Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe im CVJM Pfullingen dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.

Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.

3. Datennutzung

Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der satzungsgemäßen Vereinszwecke bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern sowie zur Durchführung ihrer Aufgaben genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach 10 Jahren gelöscht.

Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder bzw. Mitarbeiter erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

3.1 Datenzugriff
Zeichnungsberechtigte Vorstandsmitglieder erhalten Zugriff auf alle Nutzerdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden. Dazu gehören im Fall des Schatzmeisters auch alle für Beitragsfestsetzung und Beitragseinzug relevanten Mitgliederdaten.

Hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstelle erhalten im Rahmen der Verwaltung und -betreuung von Mitgliedern und Mitarbeitern Zugriff auf alle Nutzerdaten. Dazu gehört auch der Zugriff auf die Kontaktdaten zur Versendung von Newsletters oder sonstigen Mitteilungen, sofern die Betroffenen der Versendung nicht widersprochen haben.

3.2 Datenweitergabe innerhalb des CVJM Pfullingen e.V.
Personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern bzw. Mitarbeitern werden intern grundsätzlich nur weitergegeben, wenn dies den Vereinszwecken bzw. der Mitgliederbetreuung dient.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder bzw. Mitarbeitern erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger des CVJM Pfullingen e.V., die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

3.3. Datenweitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten der Mitglieder bzw. der Mitarbeiter werden ohne Zustimmung der betroffenen Mitglieder bzw. Mitarbeiter nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Zum Zweck der Zustellung der Mitteilung bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitgliedern bzw. Mitarbeitern behält sich CVJM Pfullingen vor, personenbezogene Daten auch an Dritte (z.B. Versender) weiterzuleiten, die ihrerseits dem Datenschutz verpflichtet sind.

Dritte werden verpflichtet, die vom Verein überlassenen Daten nur für die verabredeten und nicht für eigene Zwecke zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss des jeweilig definierten Auftrages zu vernichten.

3.4 Vorgaben Dritter
CVJM Pfullingen weist darauf hin, dass er im Rahmen des Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Mitgliedsbeitrages gefordert wird.

CVJM Pfullingen behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.

4. Veröffentlichung

(a) Extern
CVJM Pfullingen macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in der Vereinsmitteilung, über Pressemitteilungen, auf den Internetportal CVJM Pfullingen oder CVJM Pfullingen-Intranet bekannt. Dabei können Fotos und personenbezogene Mitglieds- bzw. Mitarbeiterdaten veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied bzw. der einzelne Mitarbeiter kann jederzeit gegenüber der Mitgliederverwaltung bzw. dem Vorstand des Vereins einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied bzw. des widersprechenden Mitarbeiters eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wahlen.

(b) Intern
Im CVJM Pfullingen-Intranet kann jeder Nutzer jederzeit selbst festlegen, ob und welcher Teil seiner Profil-Daten für andere Nutzer des Intranets sichtbar sein soll.

5. Löschung

Stammdaten, die für eine eindeutige Identifizierung des Nutzers nicht essentiell sind, sowie freiwillige Angaben zu Interessen können vom individuellen Mitglied bzw. Mitarbeiter nach passwortgeschütztem Login jederzeit im CVJM Pfullingen-Intranet auf der jeweils individuellen Profilseite gelöscht werden.

Beim Austritt des Mitglieds werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitgliederverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der Frist gelöscht.

Unterlagen und Datenbanken, die CVJM Pfullingen-Intranet nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.

6. Vereinsarchiv

Im Vereinsarchiv des CVJM Pfullingen-Intranets werden in der Regel nur personenbezogene Daten archiviert, die auch als veröffentlichungsfähig gelten. Sollten Vorgänge mit nicht mehr aktiv genutzten personenbezogenen Daten hinterlegt werden, so wird sichergestellt, dass nur einzelne Personen Zugang haben, die eine Datenschutzerklärung unterzeichnet haben.

Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist im Rahmen konkreter Fragestellungen eingeschränkt und nur nach Genehmigung durch den Vorstand zulässig.

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